Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования и необходима для обеспечения их своевременной наладки и правильной эксплуатации. К технической документации относят паспорт, формуля­ры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуа­тации, различные схемы, чертежи, ведомости запасных частей, инструмента, приспособлений и пр. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, явля­ющихся неотъемлемой частью контракта. Техническую документацию изготавливают на языке страны покупа­теля или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства техническая документа­ция должна изготавливаться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере) и необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещается в упаковке так, чтобы покупатель мог его легко обнаружить, либо кладется в специально приспособленный карман с внешней стороны упаковки. Упаковочный лист содержит следующие данные: количество каждого сорта, (число штук в упаковке), номер упаковки (места).

Упаковочный лист используют в качестве дополнения к счету-фактуре в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуаль­ного места различны. Упаковочный лист следует отличать от контейнерного погрузочного сертификата, который применяют в других целях. Упаковочный лист и счет-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит лишь в том, что в упаковочном листе не указывают цены.

Упаковочный лист может иметь форму комплекто­вочной ведомости. Комплектовочная ведомость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой маши­ны, упакованных в нескольких товарных местах, с опи­санием содержания каждого места. Комплектовочная ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывают порядковый номер отгруженной партии, а в знаменателе - число мест в данной партии. Составляет комплектовочную ведомость предприятие-изготовитель до отгрузки всей партии товара.

К числу важнейших документов, свидетельствующих о качестве поставленных товаров, можно отнести серти­фикат о качестве, гарантийное обязательство, протокол испытаний, разрешение на отгрузку.

Сертификат о качестве - сви­детельство, удостоверяющее качество фактически постав­ленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дают характеристику товара либо подтверждают соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат о качестве выдают соответствующие компетентные организации, государственные органы, торговые палаты, специальные лаборатории в стране как экспор­та, так и импорта. Иногда стороны договариваются о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов и других организаций. Сертификат о качестве может выдавать (в соответствии с условиями контракта) и фирма-изготовитель.

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо - документ, подтверждающий, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.